Na czym polega audyt oprogramowania?

Audyt oprogramowania to:

• sprawdzenie jakie oprogramowanie jest zainstalowane na firmowych urządzeniach,
• weryfikacja czy posiadane oprogramowanie jest faktycznie wykorzystywane,
• zakup brakujących licencji oraz
• wdrożenie procedur usprawniających zarządzanie oprogramowaniem.

Dlaczego warto zrobić audyt oprogramowania?

Skoro już z grubsza wiemy, czym jest audyt oprogramowania, warto zastanowić się, po co właściwie się go robi. Podstawową informacją jaką można wtedy uzyskać jest to, jakim oprogramowaniem firma dysponuje – czy wszystkie zasoby są potrzebne i czy są wykorzystywane w odpowiedni i efektywny sposób, a także czy oprogramowanie jest wystarczające do realizacji zadań stawianych przed pracownikami. Upewnić się też można co do legalności posiadanego oprogramowania oraz czy wszystkie licencje są używane w należyty sposób.

Świadomość, jakiego rodzaju oprogramowanie i w jakiej ilości kopii jest zainstalowane w firmowych urządzeniach, pozwala na racjonalne i optymalne planowanie zakupu sprzętu i oprogramowania. Dobór właściwego oprogramowania i jego standaryzacja, pozwalają zmniejszyć koszty i usprawnić zarządzanie w obszarze IT. Skutki używania nieskorelowanych ze sobą urządzeń, aplikacji, nośników danych, rozmaitych formatów plików mogą się przejawiać w obniżonej wydajności pracy sprzętu komputerowego. Wpływa to na osłabienie komunikacji wewnątrz firmy, a co za tym idzie na spadek efektywności biznesowej.

Audyt oprogramowania pozwoli także ustrzec się przed karami za używanie nielegalnego oprogramowania. W 2016 r. w Polsce zgłoszono 909 takich przypadków. Większość z otrzymanych przez Business Software Alliance (BSA) zgłoszeń uruchamia proces, którego efektem jest ugoda pozasądowa lub proces przed sądem. W ubiegłym roku oprócz ugód, zawartych na kwotę niemal 1 miliona złotych, polskie sądy zasądziły blisko 500 tysięcy złotych kar, tytułem naprawienia szkód za bezprawne użytkowanie oprogramowania.

Firma zewnętrzna czy samodzielne przeprowadzenie audytu?

Audyt oprogramowania sprawia wrażenie przedsięwzięcia czasochłonnego, drogiego i dezorganizującego pracę w firmie. Dlatego też może wydać się interesującym samodzielne wykonanie go – bo będzie łatwiej pogodzić to z działalnością przedsiębiorstwa, bo lepiej znamy specyfikę pracy poszczególnych działów i osób, a wreszcie – będzie taniej, bo informatyków i tak zatrudniamy.

Niestety samodzielne przeprowadzenie audytu, nieczęsto kończy się pełnym sukcesem. Działy informatyczne w przedsiębiorstwach zawsze mają bardziej pilne zadania i audyt jest odkładany. Opóźnienia generują też pracownicy, którzy często bagatelizują konieczność zrobienia audytu i odwlekają jego przeprowadzenie. Ponadto zdarza się, że osoby zatrudnione starają się wpłynąć na wyniki przeprowadzonego w ten sposób audytu lub podważają dane z raportu.

Jakie korzyści z audytu może czerpać firma?

Dobra firma zewnętrzna, zajmująca się robieniem audytów oprogramowania ma doświadczenie, wiedzę i narzędzia niezbędne do ich skutecznego przeprowadzenia. Łatwiej jej jest dotrzymać terminów. Ma możliwość – po przeanalizowaniu wyników audytu środowiska informatycznego w firmie – zasugerowania dodatkowych rozwiązań korzystnych dla klienta. Dzięki profesjonalnie wykonanemu audytowi firma ma kontrolę nad wydatkami, licencjami, legalnością i efektywnością oprogramowania oraz bezpieczeństwem informatycznym.